Podstawy metodologii PMI

  • Wszelki zamiar którego realizacja jest albo planowana albo ma lub miała miejsce.
  • Projekt jest tymczasowym przedsięwzięciem w celu wytworzenia lub dostarczenia czegoś unikalnego,  np. wyrobu lub usługi (albo innego rezultatu) [PMBOK]
  • Warunki zarządzania stworzone w celu dostarczenia jednego lub wielu produktów natury gospodarczej (biznesowych) zgodnie z określonym uzasadnieniem ekonomicznym (biznesowym) [PRINCE 2]

Z tego wynika, że projekt jest zawsze ograniczony czasowo, posiada datę startu i zakończenia. Kończy się po osiągnięciu celów i dostarcza unikatowy produkt.

Zarządzanie projektem polega na wykorzystywaniu wiedzy, umiejętności, narzędzi oraz technik w celu osiągnięcia lub przekroczenia oczekiwań i potrzeb kluczowych interesariuszy

Projekty są sposobem organizacji działań nietypowych

Pomiędzy projektem, a działalnością operacyjną są różnice

  • Projekt się kończy po osiągnięciu celu, często jest inwestycją.
  • Projekt ma konkretny cel.
  • Działalność operacyjna jest niekończąca się i celem jej jest zysk

Są też podobieństwa:

  • Niektórzy z realizacji projektów uczynili swoją działalność operacyjną
  • Działalność operacyjna czerpie z wyników projektów.

Firmy najczęściej używają projektów do wprowadzania zmian np:

  • Wytworzenie, wypromowanie, wprowadzenie nowego produktu (usługi)
  • Optymalizacja wewnętrznych procedur pracy (produktem są te nowe procesy)

Obszary wiedzy (kompetencji) PMBOK

PMBOK opisuje dziewięć obszarów kompetencji występujących w projekcie.

Pozostałe obszary wiedzy nie są opisane w PMBOK’u, co nie znaczy że nie istnieją.

Procesy PMBOK

PMBOK opisuje pięć grup procesów występujących w projekcie:

  • Rozpoczęcie (inicjowanie) – zdefiniowanie i zatwierdzenie projektu lub jego fazy
  • Planowanie – definiowanie celów i wybór najlepszych metod do osiągnięcia wyznaczonych celów, uszczegółowienie specyfikacji, zaplanowanie działań.
  • Wykonanie – realizacja planu, kierowanie zasobami projektu (np. ludźmi) w celu wytworzenia produktów będących celem projektu.
  • Monitorowanie i kontrola – śledzenie postępu i kierunku prac w celu zapewnienia, że cele są osiągalne oraz podejmowanie działań zaradczych.
  • Zakończenie – formalna akceptacja wyników projektu lub jego fazy i ich zakończenie.

W ramach pięciu opisanych podstawowych grup procesów w PMBoK występuje 44 procesy:

  • Procesy rozpoczęcia:
  1. Opracowanie dokumentu otwarcia
  2. Opracowanie wstępnego zakresu projektu
  • Procesy planowania :
  1. Opracowanie planu zarządzania projektem
  2. Planowanie zarządzania zakresem projektu
  3. Definiowanie zakresu projektu
  4. Utworzenie pakietów roboczych, WBS (ang. Work Breakdown Structure)
  5. Zdefiniowanie czynności
  6. Porządkowanie czynności
  7. Szacowanie zasobów czynności
  8. Szacowanie czasu trwania czynności
  9. Opracowanie harmonogramu
  10. Szacowanie kosztów
  11. Budżetowanie kosztów
  12. Planowanie jakości
  13. Planowanie zasobów ludzkich
  14. Planowanie komunikacji
  15. Planowanie zarządzania ryzykiem
  16. Identyfikacja ryzyka
  17. Jakościowa analiza ryzyka
  18. Ilościowa analiza ryzyka
  19. Planowanie reakcji na ryzyko
  20. Planowanie zaopatrzenia
  21. Planowanie kontraktów
  • Procesy wykonania
  1. Kierowanie i zarządzanie realizacją projektu
  2. Zapewnienie jakości
  3. Przyjmowanie członków zespołu
  4. Rozwój zespołu
  5. Dystrybucja informacji
  6. Gromadzenie ofert od sprzedawców
  7. Wybór sprzedawców
  • Procesy monitorowania i kontroli
  1. Monitorowanie i nadzór nad pracami projektu
  2. Zintegrowane zarządzanie zmianami
  3. Weryfikacja zakresu
  4. Sterowanie zakresem
  5. Nadzór nad harmonogramem
  6. Nadzór nad kosztami
  7. Kontrola jakości
  8. Zarządzanie zespołem
  9. Raportowanie postępu prac
  10. Zarządzanie udziałowcami (interesariuszami)
  11. Monitorowanie i nadzór nad ryzykiem
  12. Administrowanie kontraktem
  • Procesy zakończenia
  1. Zamknięcie projektu
  2. Zamknięcie kontraktu

Procesy mogą zachodzić na siebie w czasie realizacji projektu lub jego fazy. Obowiązkiem kierownika projektu jest wybranie tych procesów, które mają zastosowanie dla konkretnego projektu.

Przestrzeń decyzyjna

Tak zwany magiczny (diabelski trójkąt ograniczeń) lub potrójne ograniczenie. Występuje w dwóch wariantach, Zmiana dowolnego z parametrów wpływa na zmianę pozostałych:

 

  • Albo kompromis czasu, kosztu i zakresu w ramach określonej jakości
  • Albo kompromis czasu, kosztu i jakości w ramach określonego zakresu.

Interesariusze projektu (Project stakeholders)

Są to wszystkie osoby lub organizacje (firmy, urzędy, działy, departamenty, biura itp.) aktywnie zaangażowane w projekt na których interesy wpływa wykonywanie lub zakończenie projektu, mogące wpłynąć na przebieg i wyniki projektu

Należy zidentyfikować co najmniej kluczowych interesariuszy, określić ich wymagania i oczekiwania (często sprzeczne!), w miarę możliwości wpływać na nich. Mogą wpływać na projekt pozytywnie lub negatywnie!

Typowi interesariusze projektu:

•         Kierownik projektu – odpowiada za zarządzanie projektem

•         Klient, użytkownik – odbiorca wyników projektu

•         Instytucja wykonująca projekt

•         Zespół projektowy

•         Sponsor, zleceniodawca

•         Osoby i grupy wpływów

•         Wyższe kierownictwo

•         Biuro projektów PMO

•         Urzędy, obywatele, media

Właściwe zarządzanie relacjami z interesariuszami jest kluczem do sukcesu w projekcie