Zarządzanie zakresem prac w projekcie

Zakres projektu to całkowita praca niezbędna do dostarczenia produktów przez projekt. W zakres zarządzania zakresem wchodzą procesy zdefiniowane w PMBoK:

  • Planowanie zakresu
  • Definicja zakresu
  • Opracowanie struktury podziału prac
  • Weryfikacja zakresu
  • Kontrola zakresu

WBS (Work Breakdown Structure) jest strukturą hierarchiczną która obrazuje wszystkie prace niezbędne do realizacji zakresu projektu. Przedstawia całą pracę niezbędną do wykonania w projekcie, ale też wyłącznie pracę niezbędną do wykonania w projekcie. Uszczegóławia opis zakresu projektu i zorientowana jest na produkty projektu (ang. deliverables). PMBOK opisuje, że elementami WBS są „czynności zorganizowane wg. produktów, jednak w praktyce elementy WBS to produkty (rzeczowniki), a nie czynności prowadzące do ich wytworzenia (czasowniki).

Zasadą konstrukcji WBS jest dekompozycja prac, w tym celu należy zidentyfikować główne produkty projektu. Pierwszym poziomem WBS są zwykle technologiczne fazy projektu, drugim poziomem konieczne do realizacji danej fazy produkty cząstkowe. Najniższy poziom WBS to pakiet prac (ang. work package). Zadania na najniższym poziomie dekompozycji są wystarczające do realizacji zadań na poziomie wyższym. Do każdego zadania na najniższym poziomie możliwe jest przypisanie zasobów, czasu i odpowiedzialności (których suma będzie stanowić o harmonogramie i budżecie i zasobach).

Może być zilustrowana w postaci drzewa, kilkupoziomowej listy, mapy myśli…

WBS można tworzyć np. przy pomocy szablonów, używając gotowego WBS-a z wcześniej realizowanego podobnego projektu lub dostarczonego przez metodykę realizacji bądź wykorzystania gotowej biblioteki szablonów.

Drugą metodą jest dekompozycja prac koniecznych do wykonania. Trzeba pamiętać, że nie wszystkie gałęzie muszą być rozwinięte do tego samego poziomu. Czasem nie jesteśmy w stanie zdefiniować wszystkich pakietów prac na początku – wtedy stosujemy planowanie kroczące (ang. rolling wave planning). Nie należy dekomponować za bardzo –  w harmonogramie najniższe elementy WBS (pakiety prac) mogą być dalej podzielone na zadania.

WBS nie zawiera relacji przyczynowo-skutkowych ani czasowych, to robimy później w harmonogramowaniu.

Problemy w projekcie związane z WBS:

•         Niedotrzymany harmonogram:

–        czy wszystkie produkty zostały ujęte?

–        czy zostały odpowiednio doprecyzowane, tak aby można było zdefiniować pakiety prac?

•         Przekroczony budżet:

–        czy WBS pozwala na metodę wartości wypracowanej?

•         Produkt projektu nie nadaje się do użycia:

–        czy produkty są odpowiednio zdekomponowane?

–        czy WBS jest zorientowany na produkty?

•         Nie daje się zarządzać zakresem?

–        czy jest WBS?

–        czy jest zdekomponowany?

–        czy podlega kontroli zmian?

•         Projekt jest „niezakańczalny”:

–        czy WBS obejmuje fazę zakończenia?

•         Członkowie zespołu nie mają jasności co do swojej odpowiedzialności:

–        czy WBS pozwala na nakładające się odpowiedzialności?

–        czy WBS odzwierciedla pracę z mierzącymi wynikami?

–        czy wszyscy kluczowi interesariusze włączyli się do opracowania WBS?

•         Istnieje praca, której nie da się wykonać:

–        czy WBS jest zorientowany na produkty?

–        czy zawiera całą pracę?

–        czy dekompozycja została zakończona przed zdefiniowaniem zależności i czasów trwania?

Zmiany w projekcie

WBS jest ważnym elementem zarządzania zmianami w projekcie (szczególnie zmianą zakresu).

Zmiany zakresu projektu są często spowodowane samym projektem (błędami w definicji zakresu produktu, projektu, reakcją na ryzyka), bądź zmianami zewnętrznymi (zmiana regulacji prawnych, pojawienie się nowych technologii). Same zmiany zakresu nie są niebezpieczne, problemem jest brak zarządzania zmianami. Zmiany w zakresie projektu mogą być akceptowane, ale wszystkie żądania zmian i wymagane działania korekcyjne muszą przechodzić przez mechanizm Zintegrowanej Kontroli Zmian. Najważniejsze role w zarządzaniu zmianami to Kierownik Projektu i Sponsor.

Działania dotyczące kontroli zmian to:

  • Identyfikacja potrzeby zmiany
  • Wprowadzanie tylko pożądanych zmian
  • Zapewnienie integralności planów po zmianach
  • Przegląd i ewentualna akceptacja zgłaszanych zmian i działań korygujących
  • Kontrola i aktualizacja zakresu, harmonogramu, budżetu, jakości podczas trwania projektu
  • Dokumentacja zgłaszanych zmian