Myślenie projektowe

Myślenie w kategorii projektu jest obecnie nie tylko modnym i nośnym tematem, jest także sposobem na rozwiązywanie mnóstwa naszych problemów.

Istnieje kilka sformalizowanych metodyk zarządzania projektami. Dwie z nich są obecnie najbardziej popularne:

  • PMBOK – standard ANSI, ogólnoświatowy stosowany w firmach komercyjnych
  • PRINCE 2 – standard brytyjski, głównie europejski stosowany w sektorze publicznym

Standardy te powstały na podstawie odpowiedzi na konkretne pytania praktyków gromadzone na przestrzeni czasu w najróżniejszych projektach.

Najważniejsze pytania na które musimy znaleźć odpowiedź są niezależne od wielkości projektu czy stopnia jego sformalizowania:

1.      Co ma powstać w wyniku projektu ?

2.      Do czego produkt projektu jest nam potrzebny ?

3.      Kto potrzebuje naszego produktu ?

4.      Jakie są kryteria akceptacji produktu ?

5.      Kto za co odpowiada w projekcie ?

6.      Kto jest zainteresowany projektem ?

7.      Jak i kogo mamy informować o naszym projekcie ?

8.      Jak dużo musimy mieć czasu ?

9.      Jak dużo musimy mieć pieniędzy ?

10.  Co nam grozi ?

Udzielenie odpowiedzi na powyższy dekalog pomoże zapanować nam nad gąszczem niebezpieczeństw czyhających podczas realizacji projektu.

Co ma powstać w wyniku projektu ?

Na to pytanie odpowiedź jest szalenie prosta. W wyniku projektu ma powstać produkt.

NIE MA PROJEKTU BEZ PRODUKTU.

To powyższe zdanie jest kluczowe, żeby mówić w ogóle o projekcie, bo nie jest istotne co będziemy robić, ważne jest to co w efekcie zrobimy. Tak więc na początku naszej drogi musimy wiedzieć do czego dążymy, musimy mieć zdefiniowany produkt. Produkt powstający w wyniku projektu nie musi być jeden.

Reasumując: Produkt nie musi być materialny, to może być nowa usługa, zbiór zasad, technologia itp. , ale musi być zdefiniowany.

Do czego produkt projektu jest nam potrzebny ?

Pytanie sprowadza się do uzasadnienia projektu tzn. czy wytwarzając produkt osiągniemy jakieś korzyści i czy te korzyści usprawiedliwiają nakłady poniesione na projekt. Połączenie dwóch elementów wytworzenia produktu i korzyści płynących z jego wytworzenia daje nam uzasadnienie projektu.

Reasumując: Najważniejszym jest powstanie produktu, ale cały czas patrzmy czy spodziewane korzyści nie przekraczają sumy poniesionych nakładów.

Kto potrzebuje naszego produktu ?

To tak właściwie rozszerzone pytanie pierwsze, gdyż bez określenia grupy odbiorców naszego produktu nie jest możliwe dokładne zdefiniowanie naszego produktu i jego cech np. jakościowych.

Reasumując: Myśl zawsze o produkcie, ale przez pryzmat jego odbiorców.

Jakie są kryteria akceptacji produktu ?

Bez odpowiedzi na poprzednie pytanie nie uda się nam ustalić kryteriów jakościowych naszego produktu, które wezmą pod uwagę nasi odbiorcy. Najlepiej jest jak przedstawiciele odbiorców są włączeni w fazę definiowania tych kryteriów, oraz w fazę sprawdzania czy nasz produkt po wytworzeniu te kryteria spełnia.

Reasumując: Jakość to nic innego jak zgodność produktu z jego przeznaczeniem.

Kto za co odpowiada w projekcie ?

To chyba kluczowe dla projektu dobór członków zespołu projektowego. Wychodząc z założenia, że wszyscy ludzie są dobrzy ale nie wszyscy do wszystkiego członkowie zespołu muszą wiedzieć:

  • Co mają robić w projekcie?
  • Jak są rozliczani ze swojej pracy?
  • Kiedy mogą podejmować decyzje?

Najważniejszą postacią w projekcie jest kierownik projektu, który musi mieć rzeczywistą moc sprawczą, ponieważ ponosi odpowiedzialność za projekt.

Reasumując: Wszyscy członkowie zespołu projektowego muszą wiedzieć czego od nich oczekujemy.

Kto jest zainteresowany projektem ?

Tu pojawia się pojęcie interesariusz (stakeholder) – każdy kto jest zainteresowany w jakikolwiek sposób naszym projektem.

Musimy zidentyfikować naszych interesariuszy, tych którzy życzą nam w projekcie jak najlepiej i tych którym zależy na naszej klęsce. Musimy cały czas dbać aby pierwsza grupa rosła, a druga malała.

Reasumując: Buduj jak najlepszy wizerunek projektu i nie ignoruj „układów”.

Jak i kogo mamy informować o naszym projekcie ?

I tu znowu prosta odpowiedź.

  • Kogo? Wszystkich interesariuszy.
  • Jak?     Tak jak sobie życzą.

Reasumując: Pamiętaj o informowaniu wszystkich zainteresowanych, gdyż niedobór informacji szkodzi, ale nadmiar i niewłaściwa informacja szkodzą nie mniej.

Jak dużo musimy mieć czasu ?

Doszliśmy do kwestii harmonogramu działań w naszym projekcie. Aby mówić o harmonogramie musimy najpierw wiedzieć:

  • Jakie czynności muszą zostać wykonane, aby powstał produkt?
  • Jakie są pomiędzy tymi czynnościami zależności (co możemy robić jednocześnie, a na co musimy poczekać)?
  • Ile trwają poszczególne czynności?

Nie najlepszą jest metoda konstrukcji harmonogramu od tyłu, biorąc narzucony czas zakończenia projektu.

W początkowej wersji harmonogramu przyjmujemy, że mamy nieograniczony dostęp do zasobów (ludzkich, maszyn, pomieszczeń itp.). Potem uwzględniamy dopuszczalne obciążenia naszych zasobów lub ich niedostępność w poszczególnych okresach. Po tych korektach patrzymy na czas zakończenia i jeśli jest nie akceptowalny musimy skracać bądź zrównoleglić czynności.

Reasumując: Harmonogram jest najważniejszy dla kierownika projektu. Nie oszukuj samego siebie.

Jak dużo musimy mieć pieniędzy ?

Budżet projektu coś bez czego nie da się nic zrobić. Aby go skonstruować musi być wzięte pod uwagę wszystko, co jest potrzebne do realizacji projektu. Istotną pozycją w budżecie projektu to koszty osobowe, ale nie zapomnij o podróżach, usługach obcych czy wręcz o kosztach tuszu i papieru. Nawet w projekcie, który jest wykonywany przez członków zespołu bez oddelegowania ich wyłącznie do pracy w projekcie, są koszty ich pracy i utracone korzyści związane z tymi obowiązkami, których ci członkowie nie wykonują w tym czasie.

Bardzo ważną czynnością w konstrukcji budżetu jest uwzględnienie rezerwy na nieprzewidywalne.

Potem pozostaje kontrolować wykorzystanie budżetu i udokumentowywanie wydatków.

Reasumując: Z pieniędzmi nie ma żartów.

Co nam grozi ?

To tak jak w życiu bardzo często uniknęlibyśmy problemów gdybyśmy wcześnie o nich pomyśleli. W projekcie nie możemy i w tej materii pójść na żywioł. Zastanówmy się:

  • Jakie są kategorie ryzyka?
  • Jak sprawdzić czy ryzyko się ziszcza?
  • Co robić jak już się ziściło?

Miarą ryzyka jest prosty wzór:

Miara ryzyka = prawdopodobieństwo wystąpienia x szacowane skutki

W związku z tym ignorujmy:

  • Ryzyka bardzo prawdopodobne, ale mające znikomy wpływ na projekt.
  • Katastrofy które prawie na pewno nie wystąpią.

Zajmijmy się tymi co mają wysoki wpływ na realizację projektu, a ich wystąpienie jest co najmniej średnio prawdopodobne.

Pamiętaj analizując ryzyka o ryzykach pozytywnych (wystąpienie ich przyniesie korzyści projektowi).

Reasumując: Myśl o ryzyku nawet jak jesteś optymistą.

Reasumując

  1. Produkt nie musi być materialny, to może być nowa usługa, zbiór zasad, technologia itp. , ale musi być zdefiniowany.

  2. Najważniejszym jest powstanie produktu, ale cały czas patrzmy czy spodziewane korzyści nie przekraczają sumy poniesionych nakładów.

  3. Myśl zawsze o produkcie, ale przez pryzmat jego odbiorców.

  4. Jakość to nic innego jak zgodność produktu z jego przeznaczeniem.

  5. Wszyscy członkowie zespołu projektowego muszą wiedzieć czego od nich oczekujemy.

  6. Buduj jak najlepszy wizerunek projektu i nie ignoruj „układów”.

  7. Pamiętaj o informowaniu wszystkich zainteresowanych, gdyż niedobór informacji szkodzi, ale nadmiar i niewłaściwa informacja szkodzą nie mniej.

  8. Harmonogram jest najważniejszy dla kierownika projektu. Nie oszukuj samego siebie.

  9. Z pieniędzmi nie ma żartów.

  10. Myśl o ryzyku nawet jak jesteś optymistą.