ABC księgowości w projektach

 

Fundamenty księgowości

  • Księgowanie odbywa się na kontach.
  • Konta zbudowane są dwustronnie.
    • Strona Winien (Wn), Debet (Db)
    • Strona Ma, Kredyt (Ct)
  • Księgowanie zawsze jest podwójne (suma księgowań po stronie Winien zawsze jest równa sumie księgowań po stronie Ma). Stąd popularne powiedzenie, że bilans musi wyjść na zero.

Prowadzenie księgowości

Jest to zapisywanie wszelkich zdarzeń gospodarczych które zachodzą w firmie w:

  • porządku chronologicznym (dziennik księgowań)
  • systematycznym.

o       W księdze głównej

§         na kontach syntetycznych

o       W księgach pomocniczych

§         Na kontach analitycznych

§         Rejestry VAT

§         Rejestry dostawców, odbiorców, itp.

§         Raport kasowy

§         Ewidencja środków trwałych

§         I wiele innych…

Obowiązkowe sprawozdania

Są dwa sprawozdania księgowe obowiązkowe w każdej firmie prowadzącej pełną księgowość.

  • bilans – jest to zestawienie ujmujące po lewej stronie majątek (aktywa), a po prawej stronie kapitał (pasywa) organizacji, czyli źródła finansowania majątku. Suma bilansowa po stronie aktywów jak i suma pasywów zawsze są równe. Zestawienie sporządzane jest na początek (bilans otwarcia) i koniec (bilans zamknięcia) okresu sprawozdawczego (najczęściej roku).
  • rachunek zysków i strat – informuje jaka jest efektywność poszczególnych rodzajów działalności oraz jaki jest ogólny wynik finansowy firmy. Sprawozdanie to polega na zestawieniu  przychodów uzyskanych w jednostce ze sprzedaży w ramach prowadzonej działalności oraz przychodów uzyskanych z operacji finansowych i kosztów tej działalności.

Konta księgowe

Konto księgowe to podstawowe urządzenie księgowe służące do rejestrowania operacji gospodarczych. Na koncie zapisuje się wartości liczbowe, które posiadają określoną treść ekonomiczną.

Każde konto księgowe ma nazwę, numer i dwie przeciwstawne strony Winien i Ma. Czynności zapisu na koncie księgowym to księgowanie.

Konta księgowe podzielone zostały na grupy kont:

  • Bilansowe – wchodzą bezpośrednio do bilansu i pośrednio do rachunku zysku i strat
  • Wynikowe – wchodzą do rachunku zysku i strat
  • Pozabilansowe – konta nie wchodzące do bilansu

Inny podział kont księgowych to:

  • Konta syntetyczne – ogólne
  • Konta analityczne – szczegółowe ( sumą zapisu na kontach analitycznych jest wartość konta syntetycznego)

Do każdego konta syntetycznego można założyć dowolnie rozbudowaną analitykę. Na przykład:

320 – Towary

320-010 – Oprogramowanie

320-010-010 Oprogramowanie Microsoft

320-010-020 Oprogramowanie Symantec

320-020 – Sprzęt komputerowy

320-020-010 Dell

320-020-020 HP

320-020-010-1 Drukarki

320-020-010-2 Sewery

320-030 – Sprzęt sieciowy

Z kontem księgowym są związane jeszcze dwa pojęcia. Na kontach liczy się obroty i salda:

  • Obroty konta to suma kwot operacji zapisanych na danej stronie konta.
    Wyróżniamy obroty Wn (Dt) i Ma (Ct)
  • Saldo konta to różnica pomiędzy stron konta. Wyróżniamy salda Wn i Ma
    obroty Wn > obroty Ma           saldo Wn
    obroty Wn < obroty Ma            saldo Ma

Przykład księgowania

    1. zakup towaru do sprzedaży (niebieski)
    2. rozliczenie z dostawcą (zielony)
    3. rozliczenie vat (czerwony)

Zakładowy plan kont

Plan kont – jest to usystematyzowany wykaz kont księgowych. Plany kont dla jednostek gospodarczych opracowywane są na podstawie wzorcowego planu kont, który może być opracowywany tylko przez ministra właściwego do spraw finansowych. Plan kont opracowany dla jednostki gospodarczej nazywa się zakładowym planem kont, który ustala i aktualizuje kierownik jednostki. Plan kont przypisuje poszczególne konta księgowe do określonych zespołów kont. Zespołów kont jest zawsze dziesięć:

1.      Zespół  „0” – Majątek trwały

2.      Zespół  „1” – Środki pieniężne

3.      Zespół  „2” – Rozrachunki i roszczenia

4.      Zespół  „3” – Majątek i towary

5.      Zespół  „4” – Koszty rodzajowe

6.      Zespół  „5” – Koszty według typów działalności

7.      Zespół  „6” – Produkty

8.      Zespół  „7” – Przychody i koszty

9.      Zespół  „8” – Fundusze i kapitały

10.  Zespół  „9” – Konta pozabilansowe

Rozliczanie projektów

W klasycznym systemie finansowo księgowym rozliczenie projektów możliwe jest wyłącznie poprzez prowadzenie analityki dla każdego projektu, co w praktyce uniemożliwia dokładne rozliczenie projektu. Wyobraźmy sobie prowadzenie 100 projektów na 10 kontach syntetycznych, analityka do nich to dodatkowych 1000 kont w systemie finansowo księgowym. Każde konto musi wtedy wyglądać tak np.:

420 – Usługi obce

420-001 – Konsultacje

420-001-001 – Konsultacje projekt A

420-001-002 – Konsultacje projekt B

420-001-003 – Konsultacje projekt C

W efekcie w tym systemie nie da się prawidłowo rozliczyć projektów.

Jednak nowe systemy finansowo księgowe pozwalają na księgowanie wielowymiarowe, gdzie konto księgowe jest pierwszym wymiarem a my możemy definiować pozostałe np. projekt. Taki sposób pozwala na niezależne i dokładne rozlicznie projektów.

Załóżmy, że definiujemy dodatkowy wymiar projekt na kontach 410 – paliwa, oraz 420 – usługi obce, wtedy przykład księgowania na tych kontach wygląda tak.